Qui est responsable
Chaque établissement gère son programme de fidélité et détermine les finalités d’utilisation des données de ses clients. RegliCard traite ces données pour fournir le service selon les instructions de l’établissement. L’exploitant de RegliCard est responsable séparément des comptes des équipes, de la sécurité, des demandes d’essai et des échanges avec l’assistance.
Le service est fourni sous le nom RegliCard. Les demandes relatives à la confidentialité et aux relations commerciales peuvent être envoyées à notre contact d’assistance ci-dessous.
Les données que nous traitons
- Les informations des équipes : nom, adresse e-mail, rôle, appartenance à un établissement et données d’authentification.
- Les données des clients fournies à un établissement : nom, adresse e-mail, mois et jour de naissance facultatifs, langue préférée et état d’archivage. Nous ne collectons pas l’année de naissance.
- L’activité de fidélité, l’historique des récompenses, l’appartenance à un établissement et l’état de la RegliCard.
- Les informations d’envoi Wallet et d’appareil nécessaires à l’émission et à la mise à jour d’une carte Apple Wallet.
- Les données des demandes d’essai : nom, adresse, pays et type d’activité de l’établissement envisagé ; nom, adresse e-mail, téléphone et langue préférée du futur propriétaire.
- Les données de consentement, d’envoi, d’e-mail de confirmation et d’examen ou de clôture des demandes d’essai par l’administrateur.
- Les informations techniques nécessaires à l’authentification, à l’hébergement, à la sécurité et à la prévention des abus, notamment les données de session, les journaux de requêtes et les identifiants de limitation dérivés des adresses IP.
- Les messages et autres informations envoyés lors d’un contact avec l’assistance.
Les compteurs de limitation des requêtes enregistrent des empreintes calculées avec une clé, plutôt que les adresses IP ou e-mail brutes. RegliCard ne vend pas les données des clients et ne les utilise pas à des fins publicitaires.
Pourquoi nous les utilisons
- Fournir les comptes, les espaces des établissements, l’inscription des clients, le suivi de fidélité, le scan et les cartes Wallet.
- Authentifier les personnes, appliquer les autorisations des établissements, prévenir les abus et protéger le service.
- Envoyer les e-mails relatifs aux comptes, aux cartes Wallet et aux demandes d’essai, répondre aux demandes d’assistance et fournir les fonctionnalités demandées.
- Examiner les demandes d’essai, contacter le futur propriétaire à ce sujet et décider de créer un établissement et de démarrer un essai.
- Respecter les obligations légales et constater, exercer ou défendre des droits en justice.
France
Pour les données des clients du programme de fidélité, l’établissement est responsable du traitement et RegliCard est son sous-traitant. Pour les comptes de la plateforme et les demandes d’essai, l’exploitant de RegliCard est responsable du traitement. Nous utilisons la nécessité contractuelle pour les services de compte demandés, les intérêts légitimes pour la sécurité et le traitement des demandes, et les obligations légales lorsqu’elles s’appliquent. Chaque établissement doit choisir et communiquer la base légale de son programme ; les informations d’anniversaire facultatives nécessitent un choix distinct.
Qui reçoit les données
Nous communiquons les données uniquement dans la mesure nécessaire au fonctionnement du service :
- Les membres autorisés de l’équipe de l’établissement concerné.
- Supabase pour l’authentification, la base de données et les services programmés, avec le projet hébergé en Irlande (eu-west-1).
- Vercel pour l’hébergement et la sécurité, avec les fonctions de l’application configurées pour l’Irlande (dub1). Vercel Web Analytics et Speed Insights sont désactivés.
- Resend pour l’envoi des e-mails relatifs aux comptes, à Wallet, aux demandes d’essai et à l’assistance.
- Cloudflare Email Routing et Gmail pour la réception et le traitement des e-mails d’assistance et professionnels.
- Apple lorsqu’une personne choisit d’ajouter et d’utiliser une carte Apple Wallet.
- Les conseillers professionnels, les autorités ou d’autres parties lorsque la loi l’exige ou qu’un transfert d’entreprise le rend nécessaire.
Ces prestataires peuvent traiter des données hors de France ou du Québec. L’hébergement d’une base de données ou de fonctions en Irlande ne signifie pas que tous les traitements des prestataires y restent. Les données traitées ailleurs peuvent être accessibles selon les lois de ce pays. Contactez-nous pour connaître les prestataires et les garanties pertinents pour votre demande.
Conservation et suppression
Les dossiers clients sont supprimés après 24 mois sans inscription, activité de fidélité ni passage en caisse vérifié, sauf obligation légale précise de conservation. RegliCard et l’établissement appliquent cette règle au moyen d’un examen manuel documenté. Lorsqu’un établissement quitte le service, il dispose de 30 jours pour demander un export avant la suppression de ses données clients dans les systèmes actifs. Des obligations légales ou documentées de conservation peuvent nécessiter de garder certaines données plus longtemps.
L’archivage n’est pas une suppression : il conserve l’historique de fidélité, désactive la RegliCard et fait expirer son lien privé. Les demandes de suppression sont traitées manuellement avec l’établissement responsable. Les cartes Wallet installées peuvent rester jusqu’à leur suppression par leur titulaire. Les données supprimées des systèmes actifs peuvent subsister dans les sauvegardes à accès restreint des prestataires jusqu’à leur expiration ; contactez-nous pour connaître la période de récupération applicable à vos données.
Nous conservons les demandes d’essai non converties pendant 12 mois après leur envoi, puis les supprimons par la tâche de nettoyage programmée dans Supabase ; une procédure manuelle réservée à l’administrateur existe si le planificateur est indisponible. Une demande convertie reste liée à son établissement comme historique opérationnel. La case à cocher autorise le contact au sujet de cette demande ; elle ne constitue pas un consentement marketing et n’inscrit personne à des communications marketing.
Vos choix et vos droits
Les clients d’un programme de fidélité doivent généralement contacter d’abord l’établissement qu’ils ont rejoint, car il contrôle leur dossier de fidélité. Les membres des équipes et toute personne ayant une question sur la confidentialité de la plateforme peuvent contacter RegliCard directement.
France
Selon les circonstances, une personne peut demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité de ses données, s’opposer au traitement ou retirer son consentement. Elle peut également déposer une réclamation auprès de l’autorité locale de protection des données.
Nous traitons les demandes manuellement après vérification de l’identité et de l’établissement concerné. Une demande de droits reçoit normalement une réponse sous un mois ; toute prolongation autorisée par la loi est expliquée pendant ce premier mois. Vous pouvez déposer une réclamation auprès de la CNIL en France.
Sécurité et enfants
Nous utilisons des contrôles d’accès, des autorisations par établissement, le chiffrement en transit, la gestion des secrets et des mesures opérationnelles adaptées au service. Aucun service en ligne ne peut garantir une sécurité absolue, et cette notice ne revendique aucune certification que RegliCard n’a pas obtenue.
Les programmes de fidélité du pilote sont destinés aux adultes. Les établissements ne doivent pas y inscrire d’enfants. Le mois et le jour de naissance facultatifs servent uniquement à reconnaître l’anniversaire auprès de l’établissement, pas à vérifier l’âge ni au marketing.
Contact et modifications
Contactez le responsable de la confidentialité de RegliCard à support@reglicard.com.
Nous visons une première réponse sous deux jours ouvrables, du lundi au vendredi à Toronto. Il s’agit d’un accusé de réception ou d’une prochaine étape, pas d’un engagement à terminer toute demande de confidentialité dans ce délai. Nous mettons à jour la date de cette notice lorsqu’elle change et fournissons une information supplémentaire lorsque nécessaire.